Indesign: Absatz- & Zeichenformate

Das Programm Indesign zählt zu den professionellen Layoutprogrammen, mit welchem man sämtliche Printanzeigen gestalten kann. Wie sooft führen mehrere Vorgehensweisen zum Ziel, doch spätestens wenn man mehrseitige Broschüren oder immer wieder zu publizierende Anzeigen gestalten muss, sollte man sich mit den Absatz- und Zeichenformaten auseinandersetzen, sofern man schnell, fehlerfrei und produktiv arbeiten will. Eine Übersicht für Anfänger und Gelegenheitsgraphiker.

Übersichtliche Verwaltung

Interessant ist, dass noch immer die wenigsten Graphiker Absatz- und Zeichenformate konsequent anwenden, sei es aus Faulheit, Unwissenheit oder mangelnde Praxis. Am ehesten trauen sich ehemalige Webdesigner, welche viel mit CSS (Cascading Style Sheets) gearbeitet haben, Absatzformate einzusetzen, da das Prinzip der Anwendung und Formatierung der einzelnen Textbausteine ähnlich ist.

Auch mit CSS versucht man möglichst alle Formatierungen, Schriftgrössen und -farben, Spationierungen, etc. möglichst zentral zu verwalten. Der Vorteil bei solchen Methoden ist, dass bei eventuellen Änderungen nur die entsprechende Position im CSS-File geändert werden muss, und sich diese dann im ganzen Dokument, egal wieviele Seiten man hat, anpasst. Ähnlich verhält es sich mit Absatz- und Zeichenformaten, welche hier nun näher beschrieben werden, ohne sich allzu sehr im Detail zu verlieren.

Vorteile Absatz- und Zeichenformate

Die konsequente Anwendung von Absatz- und Zeichenformaten hat viele Vorteile und sollte auch bei kleineren Projekten angewendet werden. Es mag zwar anfangs etwas ungewohnt sein und nach Mehraufwand aussehen, doch wer sich einmal damit beschäftigt hat, wird diese nicht mehr missen wollen.

Vorteile der Anwendung von Absatz- und Zeichenformaten

• schnelle Formatierung der gesamten Texte
• übersichtliche Auflistung der verwendeten Formatierungen
• sauberes Arbeiten möglich
• schnelle Änderungen/Anpassung von einzelnen Stilen
• fehlerfreies Arbeiten
• einheitliches, gut strukturiertes Dokument
• referenzierende Stile
• verschachtelte Formate
• definierte Formate können exportiert bzw. importiert werden
• in weiterer Folge leichtes Anlegen von Inhaltsverzeichnissen, o.ä.

Was wann verwendet wird

Wir haben schon des öfteren Dokumente bekommen, welche komplett nur mit Zeichenformate definiert wurden. Dies ist leider nicht der richtige Weg.

Üblicherweise werden alle Elemente wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Einzüge, Abstände, Initialen, Umbruchoptionen, etc. mit Absatzformaten definiert.

Mit den Zeichenformaten werden im Prinzip nur einzelne zeichenbezogene Änderungen definiert, wie fette Schrift, eine andere Farbe, Schriftgrössenänderung, etc., welche sich nur auf ein einzelnes Wort oder Buchstaben beziehen.

Vorgehensweise

Bevor man beginnt, jetzt blind irgendwelche Formate zu definieren, sollte man sich eine genaue Liste zusammenstellen, was alles benötigt wird, wie z.B: Fliesstext (auch Copytext genannt), Headline, Sub-Headline, Overline, Bildunterschrift, Fußnoten, etc. Wichtig ist, den einzelnen Absatzformaten sinnvolle Namen zu geben wie z.B: „01-Fliesstext 10pt“ (die Zahl 01 dient für den Kurzbefehl „Schnell anwenden„, doch dazu mehr in einem anderen Artikel).

Wichtig:
Niemals die vorgegebenen Formate [Einfacher Absatz] oder [Ohne] anwenden bzw. verändern!!! Lege lieber ein Absatzformat zuviel, als zuwenig an.

Nachdem man bestimmt hat, welche Textelemente von Nöten sind, sollte man noch beachten, welche Elemente zum Teil aufeinander referenzieren. Das spart viel zusätzliche Einstellungsarbeit, da man einzelne Absatzformate aufeinander basieren lassen kann.

Beispiel:
Verwendet der Fliesstext die Schriftart Frutiger regular, 10 pt, ausgerichtet am Grundlinienraster, und das nächste Absatzformat z.B: Bildunterschrift ist ähnlich wie der Fliesstext, aber nur 8pt gross, so lässt man das Absatzformat Bildunterschrift auf das Absatzformat Fliesstext basieren und man muss nur die Schriftgrösse ändern.

Die selbe Vorgehensweise sollte für die Zeichenformate angewendet werden. Sprich, welche Auszeichnungen, etc. werden benötigt. Natürlich ist es kein Problem allfällige Formate noch in nachhinein anzulegen.

Formatierung der Texte

Sobald man die Absatz- und Zeichenformate definiert hat, kann man beginnen seine Texte zu formatieren. Hier ist es wichtig, diese Formate konsequent durchgehend zu verwenden, und nicht das eine oder andere mal manuell zu formatieren.

Bei Absatzformaten reicht es, wenn man den Curser innerhalb eine Absatzes positioniert und dann per Doppelklick auf das gewünschte Absatzformat den gesamten Absatz formatiert. Wichtig ist, dass kein „+“Zeichen neben den Absatzformatnamen aufscheint, dann dies weist auf eine manuelle Veränderung des Textes hin.
Bei Zeichenformaten muss man erst den gewünschten Buchstaben/Wort markieren, da das Zeichenformat nur auf die markierten Zeichen wirkt. Vorher sollte man aber auch diesen Textpassagen ein entsprechendes Absatzformat zugewiesen haben.

Tipp:
Als optische Unterstützung zur Kontrolle, ob im Dokument konsequent Absatzformate angewendet wurden, kann man dem Basis-Absatzformat (jenes Absatzformat, welches als Basis für die anderen dient) eine andere Schriftfarbe zuweisen (blau, magenta, … ), welche normal nicht verwendet wird. Sind dann noch z.B: schwarze Textpassagen vorhanden, wirken auf diesem noch kein Absatzformat.

Wer das beherrscht und noch zusätzlich mit Objektstilen und Musterseiten arbeitet, kann sich bereits zur Profiliga zählen. Nützen doch die meisten die technischen Errungenschaften der letzten Jahre kaum aus und bewegen sich auf dem Level von Quark 3er Zeiten.